La matriz de administración del tiempo. Por Mariano Rossi

Día a día Antonio Silio, Omar “Guri” Martinez, Ana Galle, y muchos deportista reconocidos a nivel nacional que han nacido en nuestra ciudad realizan una intensa práctica, o lo que se denomina seguir un “Plan de Entrenamiento” para que su cuerpo rinda de acuerdo a las exigencias de cada una de las disciplinas que practican. Hoy estimado emprendedor lo invito a que se sume al éxito que ellos han logrado a través de una fórmula eficaz de administrar su tiempo. Como para ellos, para Ud. no será una tarea fácil, pero con entrenamiento observará semana a semana como mejora el uso del tiempo y cuantas cosas más puede logra.

La matriz de administración del tiempo

Graficar las variables en una matriz (de doble entrada), facilitará no sólo la comprensión, sino que además nos brindará una herramienta útil para luego "vivir" el modelo propuesto.

Matriz de Administración del Tiempo Es un cuadro de cuentas de doble entrada que describe las relaciones que existen entre las actividades IMPORTANTES, y URGENTES; registra en cuatro cuadrantes los siguientes datos:

• CUADRANTE I: Actividades o Tareas IMPORTANTES- URGENTES;

• CUADRANTE II: Actividades o Tareas IMPORTANTES-NO URGENTES;

• CUADRANTE III: Actividades o Tareas NO IMPORTANTES- URGENTES;

• CUADRANTE IV: Actividades o Tareas NO IMPORTANTES-NO URGENTES

La Matriz de Administración de Tiempo presenta de esta forma una estructura de diferentes actividades y sus interrelaciones; asimismo registra la generación de valor de cada actividad (prioridad) agregada durante el día.


CUADRANTE I: Llamaremos a este cuadrante Urgente e Importante. Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y significa una gestión orientada a resolver problemas o enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.

CUADRANTE II: lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien están más lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de una mejora futura. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperación de energías personales, etc. Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros.

CUADRANTE III: Lo Urgente, No Importante. Este cuadrante refiere aquellas cuestiones que tienen una menor importancia, y mayor urgencia, por ejemplo enviar un presupuesto por e-mail a un cliente potencial (el de tipo “curioso” y “sin poder adquisitivo de compra”), es decir que tiene baja probabilidad de compra lo que implica una actividad urgente (satisfacción del cliente), pero no importante (baja potencialidad de compra).

CUADRANTE IV: Lo No Urgente, No Importante. Este cuadrante se ocupa de las actividades referidas al ocio, como visitar amigos, parientes, hacer un viaje de vacaciones y reenviar un e-mail foward.

Estos cuadrantes nos permitirán organizar nuestras actividades de acuerdo a las prioridades que establezcamos para ellas y así tener un rumbo, una guía, un mapa del territorio.
En nuestros días es muy escuchado un dicho popular: “¡ESTOY EN EL HORNO!”.
Para mencionar que se nos acaba el tiempo en el que debemos realizar una tarea, o que ésta es de suma urgencia. Entonces estimado emprendedor lo invito a que ¡DEJE DE SER UN POLLO AL ESPIEDO RESPECTO DE SU TIEMPO!, ¡ORGANICESE Y SALGA DEL HORNO, NO SEA QUE SE QUEME!

Colocar las tareas en la Matriz, determinará las prioridades establecidas a éstas en los cuadrantes para saber: ¿cuánto tiempo dedicarle a las mismas? y ¿a qué horario del día las realizará?, ¿es lo primero que debe hacer o lo debe realizar por la noche?

Estimado emprendedor la organización del tiempo a partir de esta matriz que hemos desarrollado es muy sencilla y no es necesario agendas, ni programas informáticos, solo tiene que contar con un anotador (que seguramente ya lo posee).

Ahora le mostraré un ejemplo de la vida diaria donde aplico la mencionada matriz para organizar algunas de mis actividades.

Aquí hay un listado de las mismas que luego procederé a ubicar en la matriz.

• Cinco (5) horas de estudio diario para aprobar una materia. El examen parcial de la misma es la semana siguiente

• Tres (3) horas de estudio diario para aprobar otra materia. El examen final de la misma es dentro de un mes.

• Ir al próximo concierto de rock en Santa Fe

• Confeccionar una publicación semanal en el Diario Nogoya451.com

• Hacer algún deporte.

Entonces de acuerdo a como definimos los cuadrantes le mostraré como organizaría yo estas actividades que pueden serle propias a cualquier persona.


• CUADRANTE I: IMPORTANTES- URGENTES; Cinco (5) horas de estudio diario para aprobar una materia. El examen parcial de la misma es la semana siguiente. Confeccionar una publicación semanal en el Diario Nogoya451.com

• CUADRANTE II: IMPORTANTES-NO URGENTES; Tres (3) horas de estudio diario para aprobar otra materia. El examen final de la misma es dentro de un mes.

• CUADRANTE III: NO IMPORTANTES- URGENTES; Hacer algún deporte

• CUADRANTE IV: NO IMPORTANTES-NO URGENTES; Ir al próximo concierto de rock en Santa Fe

Como les decía, éste es solo un ejemplo de acuerdo a mi criterio personal, en el cual organice mis actividades.

Dejo al lector plena libertad en la asignación de acuerdo al criterio personal que crea más conveniente y sobre todo “EFICAZ”.

En nuestra siguiente cita la semana entrante me comprometo a mostrarle algunos de sus “Roba tiempos". Hasta entonces.

por Mariano Rossi
Estudiante de Ciencias Económicas – UNER
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Fuentes:
www.monografias.com
www.losrecursoshumanos.com